Privacyvoorwaarden

Omdat wij je zo goed mogelijk van dienst willen zijn, hebben wij soms persoonlijke gegevens nodig. Hasko Accountants en Belastingadviseurs vindt de bescherming van je privacy belangrijk en wil ervoor zorgen dat je persoonlijke gegevens worden beschermd. In deze privacyverklaring wordt aangegeven welke soorten persoonlijke informatie we verzamelen en hoe we die informatie gebruiken, openbaar maken en beschermen.

Hasko Accountants en Belastingadviseurs volgt hiermee de wet- en regelgeving, die eisen stelt aan het gebruik van privacygevoelige informatie.

Inleiding

In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Wij kunnen deze gegevens van jouzelf hebben ontvangen, bijvoorbeeld via onze website, e-mail, telefoon of app. Daarnaast kunnen wij jouw persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening verkrijgen via derden (bijvoorbeeld je werkgever). Met deze privacyverklaring informeren wij je over hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan.

Te verwerken persoonsgegevens

Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van de precieze dienst en omstandigheden. Veelal gaat het om de volgende gegevens:

• NAW-gegevens;
• geboortedatum en –plaats of leeftijd;
• geslacht;
• contactgegevens (e-mailadressen, telefoonnummers) en naam en functie van contactpersonen;
• kopie identiteitsbewijs (alleen indien nodig!);
• burgerservicenummer (alleen indien nodig!);
• salaris en andere gegevens die voor fiscale aangiften, salarisberekeningen e.d. nodig zijn;
• huwelijkse staat, gegevens partner en evt. informatie over kinderen; voor zover nodig voor bijvoorbeeld fiscale aangiften);
•  bankrekeningnummer;
•  gegevens over voorgaande opleidingen en functies (in het kader van een sollicitatie);
•  gegevens over uw activiteiten op onze website, IP-adres, internetbrowser en apparaat type.

Doelen van en grondslagen voor de verwerking

In een aantal gevallen verwerken wij de persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, maar meestal doen wij dat om uitvoering te kunnen geven aan onze dienstverlening. Ook kan er een gerechtvaardigd belang bestaan om persoonsgegevens te verwerken, zoals in het geval van een sollicitatieprocedure.

Sommige gegevens worden vastgelegd om praktische of efficiencyredenen, waarvan we er van uit (mogen) gaan dat die ook in jouw belang zijn, zoals:

• communicatie en informatievoorziening;
• het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van onze dienstverlening;
• facturering en incasso

Het kan gebeuren dat wij contact met je opnemen om feedback te vragen over diensten die door ons zijn verleend of voor markt- of andere onderzoeksdoeleinden. Indien je dit niet op prijs stelt, dan lees je hieronder wat je rechten hierin zijn.

In voorkomende gevallen kan het zijn dat wij persoonsgegevens om andere dan bovenstaande redenen willen verwerken en dat we je daar expliciet toestemming voor zullen vragen. Indien wij persoonsgegevens die wij mogen verwerken op basis van jouw toestemming voor andere of meer doelen willen verwerken, zullen wij je daar dan eerst opnieuw toestemming voor vragen.

Tot slot kunnen wij uw persoonsgegevens ook gebruiken om de rechten of eigendommen van onszelf en die van onze gebruikers te beschermen en, zo nodig, om te voldoen aan gerechtelijke procedures.

Sollicitanten

Sollicitanten wijzen wij graag op het volgende. Je wordt gevraagd om in je sollicitatiebrief nooit je burgerservicenummer of geloofsovertuiging op te nemen en je hoeft eveneens geen pasfoto of kopie van het legitimatiebewijs bij te voegen. Mocht dit relevant zijn, dan komt dit gedurende het sollicitatieproces aan bod. Je sollicitatie wordt gedurende de looptijd van een sollicitatieprocedure bewaard door de verantwoordelijk medewerker, daarna vernietigd. Mochten wij interesse hebben in jouw profiel, maar wij je niet direct kunnen uitnodigen voor een gesprek, dan kunnen wij je vragen om expliciete toestemming te geven om jouw sollicitatie tot 12 maanden in portefeuille te houden.

Verstrekking aan derden

In het kader van onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van diensten van derden, bijvoorbeeld als deze derden over specialistische kennis of middelen beschikken die wij niet in huis hebben. Dit kunnen zogenaamde verwerkers of subverwerkers zijn. Andere derden die weliswaar strikt genomen geen verwerker zijn van de persoonsgegevens maar daar wel inzage in hebben of kunnen hebben, zijn bijvoorbeeld onze systeembeheerder of adviseurs wiens advies wij betreffende de opdracht inwinnen. Als het inschakelen van derden tot gevolg heeft dat zij toegang hebben tot de persoonsgegevens of die zij zelf vastleggen en/of anderszins bewerken, zullen wij met die derden (schriftelijk) overeenkomen dat zij alle verplichtingen van de AVG zullen naleven. Uiteraard zullen wij alleen derden inschakelen van wie wij kunnen en mogen uitgaan dat zij betrouwbare partijen zijn die adequaat met persoonsgegevens omgaan en de AVG kunnen en zullen naleven. Dit houdt onder meer in dat deze derden uw persoonsgegevens slechts mogen verwerken voor de hiervoor genoemde doeleinden.

Uiteraard kan het ook zo zijn dat wij uw persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken in verband met een wettelijke verplichting. Overigens wijzen wij je er graag op dat wanneer je ons een openbaar bericht via social media toezendt, anderen kennis kunnen nemen van dit bericht. Stuur je gevoelige informatie daarom zoveel mogelijk op een andere wijze toe.

Verwerking binnen de EER

Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, behalve als je hierover met ons andere schriftelijke afspraken overeenkomt. Uitzondering hierop zijn situaties waarin wij contactmomenten via onze website en/of social media pagina’s (zoals Facebook en LinkedIn) in kaart willen brengen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld bezoekersaantallen en opgevraagde webpagina’s. Je gegevens worden door derden buiten de EU opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook. Deze partijen zijn ‘EU-VS Privacy Shield’-gecertificeerd, zodat zij zich moeten houden aan de Europese privacyregelgeving. Overigens betreft dit slechts een beperkt aantal gevoelige persoonsgegevens, met name je IP-adres.

Beveiliging

Wij hebben voor de bescherming van de persoonsgegevens passende organisatorische en technische maatregelen getroffen voor zover die in redelijkheid van ons kunnen worden verlangd, rekening houdend met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de kosten van de relevante beveiligingsmaatregelen.

Wij verplichten onze medewerkers en eventueel derden die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding. Verder dragen wij er zorg voor dat onze medewerkers een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij afdoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG. Indien je hier prijs op stelt, lichten wij je graag verder in over hoe wij de bescherming van de persoonsgegevens hebben vormgegeven.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, beperking of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van jou hebben (behoudens uiteraard indien dit eventuele wettelijke verplichtingen doorkruist). Verder kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heb je het recht de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of direct aan een andere partij indien je dit wenst.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan vragen we je hierover met ons contact op te nemen. Mocht dit niet tot een bevredigende uitkomst leiden, dan heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Ook verwijzen wij je naar onze klachtenregeling elders op onze website.

Bewaartermijnen

Wij zullen je persoonsgegevens niet langer verwerken dan nodig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt (zie hiervoor de paragraaf ‘Doelen van en grondslagen voor de verwerking’). Dit betekent dat je persoonsgegevens bewaard worden zolang deze nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden (veelal 7 jaren), omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht) of in verband met voorschriften vanuit onze beroepsvereniging.

Incidenten met persoonsgegevens

Als er sprake is van een incident (een zogenaamd datalek) met betrekking tot uw persoonsgegevens dan stellen wij je, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op de hoogte, indien er een grote kans is op negatieve gevolgen voor jouw persoonlijke levenssfeer en de verwezenlijking daarvan. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben ontdekt of daarover door onze (sub)verwerkers zijn geïnformeerd. Wij zullen een datalek in ieder geval altijd melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Websites van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met deze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met je persoonsgegevens omgaan. Wij raden je aan de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Wijziging van deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. Wij raden je aan de verklaring regelmatig te bekijken om op de hoogte te blijven van de manier waarop we je persoonlijke gegevens gebruiken.

Inzage en wijzigingen

Voor vragen over ons privacybeleid of vragen omtrent inzage en wijzigingen in (of verwijdering van) je persoonsgegevens kun je te allen tijde contact met ons opnemen.